Aplicación móvil para gestión del comedor corporativo

Resumen

Desarrollé en solitario una aplicación interna para la gestión del comedor corporativo, construida con Microsoft Power Apps y respaldada por listas de SharePoint diseñadas como un modelo pseudo relacional. La solución permitió controlar la marcación de almuerzos, gestionar pedidos completos de productos, administrar el menú diario y ofrecer herramientas operativas al equipo del comedor. Los datos se integraron posteriormente con Power BI para análisis y reportes.

El proyecto fue solicitado directamente por el directorio, con un plazo de entrega de una semana, debido a problemas operativos y financieros que afectaban tanto a los colaboradores como al comedor y al área de recursos humanos.

Problemática

Antes de la aplicación no existía ningún sistema formal para registrar almuerzos ni pedidos del comedor. Esto generaba múltiples problemas:

• Personas que consumían sin pagar, por falta de registro.
• Colaboradores que recibían descuentos injustos por consumos que no realizaron.
• El comedor no podía controlar correctamente sus costos ni su demanda real.
• Recursos Humanos debía gestionar reclamos constantes por errores en los descuentos.
• Los pedidos se realizaban por teléfono, generando esperas, confusiones y falta de trazabilidad.
• No existía un registro claro de qué se pedía, cuándo, ni por quién.

La situación afectaba la transparencia, la operación diaria y la relación entre áreas.
Por este motivo, el directorio solicitó una solución urgente al departamento de IT, con un plazo de entrega de una semana.

Solución: aplicación interna con Power Apps

Diseñé y desarrollé una aplicación completa en Microsoft Power Apps, conectada a listas de SharePoint estructuradas para comportarse como una base de datos pseudo relacional. La solución permitió:

• Registrar almuerzos mediante código QR.
• Ofrecer una alternativa de marcación por botón para dispositivos sin cámara.
• Gestionar pedidos completos mediante un módulo dedicado con carrito.
• Administrar disponibilidad de productos.
• Definir el menú del día.
• Proveer herramientas operativas al equipo del comedor.
• Integrar los datos con Power BI para análisis y reportes.

Todo el desarrollo —diseño funcional, modelado de datos, pantallas, lógica y validaciones— fue realizado íntegramente por mí.

Arquitectura de datos

Aunque SharePoint no es una base de datos relacional, diseñé un modelo que imitaba ese comportamiento:

• Listas separadas para usuarios, almuerzos, productos, pedidos y configuraciones.
• Relaciones lógicas mediante identificadores.
• Estructura pensada para evitar duplicación y mantener consistencia.
• Campos específicos para estados, fechas, disponibilidad y tipos de consumo.

Este diseño permitió que la aplicación funcionara de forma coherente y que los datos fueran utilizables para análisis posteriores.

Funcionalidades para usuarios

La aplicación ofrecía a los colaboradores un módulo completo de pedidos, diseñado para funcionar de manera similar a una plataforma de delivery interna:

• Marcación de almuerzos mediante código QR, registrando asistencia al comedor de forma rápida y trazable.
• Marcación alternativa por botón, para dispositivos sin cámara o sin soporte de lectura de códigos.
• Módulo completo de pedidos, con una pantalla dedicada donde los usuarios podían:
  • Navegar productos disponibles.
  • Ver descripciones y precios.
  • Agregar ítems a un carrito.
  • Confirmar pedidos de forma simple y rápida.
• Gestión de sesión con credenciales internas, asociando consumos y pedidos a cada usuario.

La experiencia se diseñó para ser rápida, clara y accesible.

Funcionalidades para el equipo del comedor

El personal del comedor contaba con un conjunto de herramientas operativas diseñadas para gestionar la demanda diaria:

• Pantalla de aprobación y preparación de pedidos, con listado, estados y tiempos.
• Verificación de marcación de almuerzos, permitiendo validar consumos en tiempo real.
• Gestión de productos, activando o desactivando ítems mediante un estado simple (disponible sí/no).
• Gestión del menú del día, definiendo opciones disponibles para cada jornada.
• Visualización de consumos y pedidos, facilitando la organización operativa del día.

Esto redujo significativamente el trabajo manual y mejoró la organización interna.

Analítica y reporting con Power BI

Las listas de SharePoint se conectaban a Power BI para:

• Analizar consumo de almuerzos y productos.
• Identificar patrones de demanda.
• Evaluar costos y comportamiento por día.
• Facilitar el proceso de descuentos mensuales para Recursos Humanos.

Esto transformó un proceso operativo en una fuente de información estratégica.

Impacto

La aplicación generó beneficios inmediatos y medibles:

• Transparencia total en el consumo del comedor y en los pedidos.
• Reducción de reclamos por descuentos incorrectos.
• Incremento significativo en los ingresos del comedor, al eliminar consumos no registrados.
• Flujo de pedidos más ágil y accesible, sin necesidad de llamadas telefónicas.
• Mejor experiencia para los colaboradores, especialmente para quienes preferían evitar interacciones directas para realizar pedidos.
• Optimización del trabajo de Recursos Humanos, al contar con datos claros para los descuentos mensuales.
• Mejor planificación operativa gracias a reportes y dashboards en Power BI.
• Reducción de tiempos y errores en la gestión diaria del comedor.

El proyecto demostró el valor de las herramientas low-code para resolver necesidades internas de forma rápida, escalable y con impacto real.

Tecnologías

• Microsoft Power Apps
• SharePoint (listas como base de datos pseudo relacional)
• Microsoft Power BI